Start tijdig met het afsluiten van de financiële administratie

Het jaar 2025 ligt inmiddels achter ons. Mogelijk bent u al druk in de weer met de voorbereidingen voor Actie Kerkbalans. Toch is het van groot belang om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met het afronden van de financiële administratie. Immers, hoe sneller alle financiële gegevens beschikbaar zijn, hoe vlotter het opstellen van de jaarrekening verloopt. 

Of u de afsluiting nu in eigen beheer uitvoert of dit uitbesteedt, het tijdig starten met deze werkzaamheden zorgt ervoor dat het proces soepel en overzichtelijk verloopt. En vervolgens kan de bijbehorende controle dan weer efficiënter uitgevoerd worden. Zo voorkomt u onnodige vertragingen en bent u goed voorbereid op de volgende stappen in de financiële verantwoording.

Aandachtspunten voor het afsluiten van de financiële administratie

1. Verwerken van de laatste gegevens uit 2025

Het is belangrijk om de laatste facturen uit 2025 zo snel mogelijk te verwerken. Houd er rekening mee dat sommige bedrijven of instellingen nog kosten uit 2025 factureren, terwijl de factuurdatum in 2026 ligt. Deze overlopende posten moeten zorgvuldig worden vastgelegd in het eindejaarsdossier, omdat dit belangrijke documenten zijn voor de controle.

2. Controle van de bankstanden

Of u nu de administratie bijhoudt in Excel of in een boekhoudprogramma, controleer altijd of de saldo’s op 31 december 2025 overeenkomen met de door de bank verstrekte saldo’s. Banken sturen digitaal of per post in de eerste weken van januari altijd een jaaroverzicht. Gebruik deze overzichten om de bankstanden te controleren en leg ze vast in het eindejaarsdossier.

3. Boeking van het onderhoud

Besteed extra aandacht aan de boekingen voor het onderhoud van de kerk, het kerkelijk centrum of ander kerkelijk vastgoed en/of kerkelijke gebouwen. Bepaal of het als groot of klein onderhoud geboekt moet worden. Groot onderhoud betreft werkzaamheden die in het meerjarenonderhoudsplan staan en worden afgeboekt van de daarvoor bestemde voorziening.

4. Benaderen van commissies en/of werkgroepen

Wanneer er binnen de gemeente commissies en/of werkgroepen zijn met een eigen administratie, vraag hen dan tijdig om te starten met de afsluiting van hun administratie. Stem een gezamenlijke deadline af en bied waar nodig hulp aan. Vergeet daarbij niet de beheerder van de begraafplaats te benaderen als uw gemeente een eigen begraafplaats heeft.

5. Verzamelen van relevante gegevens

Begin tijdig met het verzamelen van gegevens die nodig zijn voor het opstellen van de jaarrekening. Denk hierbij aan jaaroverzichten van effecten en deposito’s. Ook de WOZ-waarden van de pastorie en/of het kerkelijk centrum zijn belangrijke gegevens die in het eindejaarsdossier moeten worden opgenomen.

Veel succes met het afronden van de jaarwerkzaamheden. Mocht u hierbij tegen vragen aanlopen of behoefte hebben aan ondersteuning, dan kunt u contact opnemen met onze adviseur André Langenberg. Hij staat klaar om u te helpen bij het afsluiten van de administratie en het samenstellen van het eindejaarsdossier.